HirePlannerのシステム内で、履歴書以外の「その他の書類」を候補者プロフィールや応募情報に紐づけて管理することができます。
さらにこれらの書類は、「プロフィール」から「応募情報」へ、もしくは「応募情報」から「プロフィール」へと簡単に転送したり保存できるようになっています。
「その他の書類」として保存できるファイル数：
ファイルはそれぞれの場所で最大２０ファイルまで保存できます。
➡️ それ以上の数のファイルを保存したい場合には、お問い合わせください。
「その他書類」として保存できるカテゴリー：
バックグランドチェック
行動規範（コンプライアンス）、社内規定承諾書
学位証明書 / 卒業証明書
運転免許証
雇用契約書、その他法的書類
健康診断書
本人確認書類（パスポート、在留カードなど）
語学能力証明 (日本語能力試験、TOEICなど）
NDA（機密保持契約）
ポートフォリオ / 作品集
認定資格、職業資格
刊行物 / 研究論文
推薦状
所得証明 / 源泉徴収票
ビザ / 労働許可証
その他
➡️ 追加でカテゴリーが必要な場合はお問い合わせください。新たなカテゴリーを作成します。
「その他書類」が保存できる場所：
候補者のプロフィール
応募情報ページ
「その他書類」の転送方法：
[候補者プロフィールから応募情報ページへ]
- 転送したい書類のファイルのプレビューを開きます。画面左上にある「保存」ボタンをクリックします。
「保存」枠をクリックすると、ドロップダウンが表示されます。この候補者が複数の応募情報に応募（エージェントからの紹介）がある場合には、応募（エージェントからの紹介）した求人のポジション名がありますので、どの応募情報に転送するかを選択してください。
応募が一つしかない場合には、求人のポジション名は一つだけですので、そちらを選択します。
隣の青い転送ボタン（「この応募情報に保存」）をクリックします。書類は、選択した応募情報の「その他の書類」部分に保存されます。この時、カテゴリーはプロフィールで管理されていたカテゴリーと同じカテゴリーで保存されます。
[応募情報ページから候補者プロフィールへ]
1. 転送したい書類のファイルのプレビューを開きます。画面左上にある「保存」ボタンをクリックします。
2. 確認のためのメッセージが表示されますので、[OK]をクリックしてください。この時、カテゴリーは応募情報で管理されていたカテゴリーと同じカテゴリーで保存されます。
[メッセージから候補者プロフィール、もしくは応募情報ページへ]
候補者やエージェントから受信した書類を選択します。
2. 画面の左上にある「転送（保存）」ボタンをクリックします。ドロップダウンから「この応募情報」または「この候補者のプロフィール」のどちらに保存をするのかを選択します。
3. 続けてカテゴリーを選択します。（プロフィールでも応募情報でも同じです）
注意！！ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
「履歴書」として保存（履歴書（英語）」「履歴書（日本語）」もしくは「その他（職務経歴書）」のいずれか）の場合、すでに同じカテゴリーに書類が保存されている場合には、その書類と置き換え（上書き）ますので、保存されていた書類は削除されます。
「その他の書類」として保存する場合には、プロフィールまたは応募情報の「その他の書類」リストに追加されます。（上書きはされません）例えば、プロフィールの同じカテゴリーににすでに別の書類が保存されていた場合は、その書類に上書きされるのではなく、もう一つ同じカテゴリーの書類が増える形になります。
また、メッセージからの書類保存の場合、転送できる応募情報は、その会話が紐づいている応募情報ページのみとなります。
4. 「保存」（この応募の保存）ボタンをクリックします。
「その他の書類」が閲覧できる範囲（閲覧できるユーザーの種類）：
候補者プロフィールに保存されているその他の書類
候補者のプロフィールにアクセスできるユーザーのみが閲覧できます。- 人事採用担当者（アカウントの役割が「採用担当者」「採用責任者」「リサーチャー」「コーディネーター」のユーザー）
- Hireplannerアカウントオーナー、もしくは管理者権限を持っているユーザー
応募情報ページに保存されているその他の書類
その応募情報ページにアクセスできるユーザー（その求人の「採用責任者」として設定されているユーザー）
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